Организация-заказчик
Строительное подразделение крупной государственной корпорации, одним из ключевых направлений деятельности которой является строительство инфраструктурных объектов в области разведки и разработки месторождений углеводородного сырья.
Задача
Повышение уровня доступности информации и удобства работы с входящими и исходящими документами, ускорение документооборота.
Сотрудники тратили много времени на обработку больших потоков корреспонденции, на создание внутренних документов, из-за чего затягивались процессы согласования, подписания и исполнения решений.
Т.к. структура организации является холдинговой, необходимо было соблюсти ряд требований:
- Обеспечить удобное взаимодействие сотрудников из разных подразделений, а также совместную работу над общими документами;
- Обеспечить контроль местонахождения документов и доведение их до адресатов в установленный срок;
- Упростить формирование и отслеживание выданных поручений.
Предложенное решение должно находиться в Реестре Российского ПО Минцифры.
Решение
После проведения подробного обследования требований заказчика была организована демонстрация функционала системы Directum RX, которая в целом удовлетворила имеющуюся потребность.
В процессе согласования и совместной проработки этапов внедрения было принято решение на начальном этапе внедрить модуль "Делопроизводство" с последующим расширением функционала и тиражированием на филиалы.
Первыми и самыми активными пользователями Directum стали делопроизводители и секретари. Система позволила им упорядочить регистрацию всех видов документов и отойти от ведения бумажных журналов.
Система Directum RX является полностью отечественной разработкой, находящейся в Реестре Российского ПО, и представляет из себя интеллектуальную система цифровизации процессов и документов для крупных, средних организаций и государственных органов. Модуль «Делопроизводство» предназначен для оптимизации и автоматизации процесса обработки документов от регистрации входящих до контроля исполнения поручений с автоматическим формированием журнала регистрации документов. Система использует решения на основе искусственного интеллекта для упрощения процесса делопроизводства на самых трудоёмких участках.
Преимущества решения
Благодаря внедрению модуля «Делопроизводство» системы Directum RX удалось оптимизировать процессы выдачи поручений и контроля их исполнения. Находить исходные документы стало проще и быстрее. Сведён к минимуму риск потери документов благодаря возможности местонахождения оригиналов и копий с использованием автоматически формируемого реестра.
Удалось существенно ускорить работу со всеми видами документов: обработку, регистрацию, согласование и контроль исполнения. Внедрение системы позволило полностью отойти от ведения бумажных журналов учёта.